Per un sindaco, un assessore, un consigliere o il componente di un’Unione di comuni, una trasferta istituzionale non è un dettaglio amministrativo: può significare partecipare a un incontro ministeriale, seguire un tavolo tecnico, rappresentare il territorio in sede regionale o affrontare una riunione necessaria fuori dal Comune.
Da agosto 2026, le regole per il rimborso delle spese di viaggio e soggiorno degli amministratori locali sono state aggiornate con un provvedimento atteso da anni.
Il decreto del Ministero dell’Interno del 12 giugno 2026, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 182 del 7 agosto, sostituisce la disciplina in vigore dal 2011 e raccorda i rimborsi ai parametri previsti dal contratto collettivo dei dirigenti delle Funzioni locali. Una scelta che, secondo l’Anci, consente di superare importi rimasti fermi troppo a lungo e di riportare il sistema a criteri più aderenti ai costi effettivi, senza rinunciare a controlli, documentazione e limiti di bilancio.
Missioni fuori dal Comune: a chi si applicano le nuove regole
Il provvedimento riguarda gli amministratori che, per ragioni legate al proprio mandato, devono recarsi fuori dal capoluogo del Comune in cui ha sede l’ente presso il quale esercitano le funzioni pubbliche. Il riferimento normativo resta l’articolo 84 del Testo unico degli enti locali, il decreto legislativo n. 267 del 2000.
La platea interessata è ampia. Vi rientrano, tra gli altri, sindaci e sindaci metropolitani, presidenti di Provincia, consiglieri comunali, provinciali e metropolitani, componenti delle Giunte, presidenti dei Consigli, amministratori delle Comunità montane, delle Unioni di comuni, dei consorzi e degli organismi di decentramento.
Non si tratta quindi di una disciplina pensata soltanto per le grandi città. La novità tocca da vicino soprattutto i piccoli e medi Comuni, nei quali gli amministratori sono spesso chiamati a spostarsi per interlocuzioni con prefetture, Regioni, ministeri, associazioni di enti o altre amministrazioni. Il punto decisivo, tuttavia, rimane lo stesso: la missione deve essere collegata alle funzioni istituzionali e le spese devono risultare effettivamente sostenute e dimostrabili.
Dagli importi fissi al contratto dei dirigenti locali
Il cambiamento più rilevante riguarda le spese di soggiorno. Il vecchio decreto interministeriale del 4 agosto 2011 stabiliva tetti giornalieri e importi predeterminati per pernottamenti, vitto e diaria. Un impianto costruito in un contesto economico molto diverso da quello attuale e che, peraltro, era arrivato dopo una riduzione del 20% rispetto ai valori fissati nel 2009.
Con il nuovo decreto viene abbandonata la logica delle somme fisse risalenti a quattordici anni fa. Per il viaggio resta il richiamo ai limiti previsti dal CCNL dell’Area Funzioni locali, già presente nella precedente disciplina. La stessa impostazione viene ora estesa anche al soggiorno.
In concreto, il rimborso del pernottamento può riferirsi a una struttura alberghiera fino alla categoria quattro stelle, secondo i criteri previsti per i dirigenti del comparto. Non è un’autorizzazione a spese senza confini: è invece il passaggio a un parametro contrattuale esistente, aggiornabile e riconoscibile, in luogo di massimali autonomi rimasti congelati nel tempo.
La revisione punta anche a ridurre una differenza di trattamento che si era creata tra chi amministra un ente e chi, all’interno dello stesso comparto pubblico locale, svolge funzioni dirigenziali. L’Anci sottolinea proprio questo aspetto nella propria nota di approfondimento: il nuovo modello rende più coerente la disciplina delle missioni, mantenendo fermo il requisito della rendicontazione.
Documenti, rendiconto e controlli: cosa resta obbligatorio
L’aggiornamento degli importi non elimina le cautele. Il decreto definisce infatti modalità di documentazione, rendicontazione e liquidazione delle spese, richiamando espressamente i principi di economicità, trasparenza e contenimento della spesa pubblica.
Per ottenere il rimborso non basta dichiarare di essersi spostati. Occorre poter provare l’esborso sostenuto e collegarlo a una missione istituzionale. Ricevute, fatture, biglietti di viaggio e altri documenti utili diventano quindi la base del procedimento amministrativo. L’ente dovrà verificare la regolarità della richiesta prima della liquidazione, nel rispetto delle proprie procedure interne e delle disponibilità stanziate in bilancio.
La differenza rispetto al passato è che scompaiono i riferimenti alle indennità di missione e ai vecchi tetti forfettari per il soggiorno. Al loro posto entra un criterio collegato al contratto nazionale dei dirigenti locali. La spesa rimborsabile continua però a dover essere reale, necessaria e adeguatamente giustificata: elementi indispensabili per evitare che una trasferta istituzionale venga confusa con un costo discrezionale.
Autonomia finanziaria e riduzioni per gli enti in difficoltà
Il decreto non impone agli enti locali di utilizzare sempre il massimo consentito. Comuni, Province, Città metropolitane e altri soggetti interessati conservano la facoltà di introdurre misure più restrittive, nell’esercizio della propria autonomia finanziaria.
Per alcune amministrazioni la riduzione non è solo una possibilità, ma un obbligo. Gli enti in dissesto, quelli strutturalmente deficitari e quelli che hanno fatto ricorso alla procedura di riequilibrio finanziario pluriennale devono applicare un taglio ai rimborsi non inferiore al 5%. È una previsione che cerca di tenere insieme due esigenze: da una parte permettere lo svolgimento delle attività rappresentative necessarie; dall’altra evitare che le missioni aggravino situazioni di finanza locale già compromesse.
Resta inoltre la clausola di invarianza finanziaria. L’attuazione del decreto non può produrre nuovi o maggiori oneri per la finanza pubblica. Ogni amministrazione dovrà quindi operare con le risorse umane, strumentali e finanziarie già disponibili a legislazione vigente e nei limiti delle somme previste nei propri documenti contabili.
Una revisione richiesta da tempo da Anci e Upi
Il decreto è il risultato di un confronto avviato nel 2025 tra Ministero dell’Interno, Ministero dell’Economia, Anci e Upi. Prima della sua adozione, il testo ha ottenuto l’intesa della Conferenza Stato-Città e Autonomie locali nella seduta del 23 ottobre 2025.
Il percorso risponde alle ripetute richieste avanzate dall’Anci per rivedere un sistema ritenuto ormai poco aderente al costo di vitto e alloggio. Il nuovo impianto, contenuto nel decreto del Ministero dell’Interno, è composto da cinque articoli: definisce il campo di applicazione, disciplina viaggio e soggiorno, consente o impone riduzioni in presenza di difficoltà finanziarie, abroga espressamente il decreto del 2011 e conferma l’assenza di nuovi oneri pubblici.
La chiave di lettura, dunque, non è quella di un semplice aumento dei rimborsi. Il provvedimento aggiorna il metodo: meno importi cristallizzati nel tempo, più riferimento a un parametro contrattuale già utilizzato nel comparto locale, con obbligo di prova della spesa e responsabilità piena degli enti nella gestione delle risorse. Per gli amministratori e per gli uffici finanziari, il passaggio successivo sarà tradurre queste regole nelle procedure quotidiane, assicurando uniformità e tracciabilità.
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