#Finsubito news – rimborsi spese fuori dal reddito e soglie

Di cosa si tratta

Chi lavora in regime forfettario e viaggia per i clienti conosce bene il problema: il treno, l’albergo, il pranzo di lavoro li paga il professionista, poi li chiede indietro al committente. Fino a poco tempo fa quei rimborsi finivano nei compensi, cioè nella base su cui si applica il coefficiente di redditività e, soprattutto, nel conteggio delle soglie che decidono se si può restare nel regime.

Con la riforma del reddito di lavoro autonomo le regole sono cambiate. Oggi l’articolo 54 del TUIR dice che non concorrono a formare il reddito le somme percepite a titolo di rimborso delle spese sostenute per l’esecuzione di un incarico, quando sono addebitate analiticamente al committente. Restava un dubbio: vale anche per i forfettari, che il reddito non lo calcolano come differenza fra compensi e spese ma applicando un coefficiente ai compensi?

La risposta è arrivata dall’Agenzia delle Entrate con la risposta a interpello n. 213 del 2026, relativa al caso di un giornalista in regime forfettario. Per le spese sostenute dal 1° gennaio 2025, i rimborsi analitici non entrano nei compensi su cui si applica il coefficiente e non contano per i limiti di 85.000 e 100.000 euro, a condizione che spese e rimborsi siano adeguatamente documentati e, per alcune spese sostenute in Italia, pagati con mezzi tracciabili.

In questo articolo spiego che cosa cambia in concreto, quali rimborsi restano fuori e quali no, come impostare la nota spese e quali errori fanno perdere il beneficio. Lungo il testo trovate due fac-simile in PDF: l’albero delle decisioni sul rimborso spese e lo schema della nota spese al committente.

Perché la questione conta per i forfettari

Nel regime forfettario il reddito non si calcola sottraendo i costi effettivi. Si prendono i compensi percepiti e si applica il coefficiente di redditività previsto per l’attività; su quel risultato si paga l’imposta sostitutiva. Le spese reali, in pratica, non si deducono: sono già considerate, in modo forfettario, nel coefficiente.

Per questo un rimborso spese che entra nei compensi pesa due volte:

• aumenta il reddito imponibile, perché il coefficiente si applica anche a una somma che per il professionista non è un guadagno ma una semplice restituzione di denaro anticipato;
• avvicina le soglie del regime, che si misurano proprio sui compensi.

Il secondo effetto è quello che preoccupa di più. Le soglie sono due:

• 85.000 euro di compensi nell’anno precedente, il limite per accedere e per restare nel regime;
• 100.000 euro di compensi nel corso dell’anno, oltre i quali il regime cessa di avere applicazione già dall’anno stesso.

Per un professionista che viaggia molto, qualche migliaio di euro di treni, alberghi e trasferte poteva bastare a superare la prima soglia e a far scattare l’uscita dal regime l’anno dopo, pur senza un euro di guadagno in più. È esattamente la situazione che la riforma e la risposta dell’Agenzia hanno risolto.

Se state valutando se il forfettario sia ancora la scelta giusta per voi, vi rimando anche alla guida su quando il regime forfettario conviene davvero e allo strumento forfettario: verifica dei requisiti.

Cosa dice oggi la legge

Le norme da tenere presenti sono tre, tutte nel capo del TUIR dedicato al lavoro autonomo.

L’esclusione dei rimborsi. L’articolo 54, comma 2, lettera b), nella versione riscritta dal decreto legislativo 13 dicembre 2024, n. 192, stabilisce che non concorrono a formare il reddito le somme percepite a titolo di rimborso delle spese sostenute dal professionista per l’esecuzione di un incarico e addebitate analiticamente al committente. La parola chiave è analiticamente: voce per voce, con l’importo esatto.

Il vincolo della tracciabilità. Il comma 2-bis dello stesso articolo, aggiunto dal decreto legge n. 84 del 2025, introduce un’eccezione. I rimborsi delle spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto con taxi o noleggio con conducente, sostenute in Italia, tornano a concorrere al reddito se le spese non sono state pagate con versamento bancario o postale o con gli altri sistemi di pagamento previsti dall’articolo 23 del decreto legislativo 241 del 1997. In altre parole: carta, bancomat, bonifico sì; contanti no.

La deducibilità delle spese. L’articolo 54-ter completa il quadro dal lato dei costi: le spese addebitate al committente non sono deducibili per chi le sostiene, salvo i casi in cui non vengono rimborsate (procedure concorsuali del committente, esecuzione infruttuosa, prescrizione del credito, piccoli importi non rimborsati entro un anno). Il comma 5-bis richiede anche qui il pagamento tracciabile per vitto, alloggio, viaggio e taxi in Italia.

Per il professionista in regime ordinario il sistema è neutro: il rimborso non è ricavo e la spesa non è costo. Per il forfettario, che i costi non li deduce comunque, il vantaggio è tutto dal lato dei compensi: quello che resta fuori non gonfia il reddito né le soglie. Le regole sulla tracciabilità delle spese di trasferta le abbiamo già spiegate nell’articolo su rimborsi spese, trasferte e tracciabilità.

La risposta n. 213/2026: il caso e la soluzione

Il caso esaminato dall’Agenzia è molto comune. Un giornalista in regime forfettario lavora per una società editrice e, per svolgere gli incarichi (servizi esterni, coperture, trasferte), anticipa spese di viaggio, vitto e alloggio. Le paga con una carta personale, conserva fatture e ricevute intestate a sé, presenta una nota spese analitica con i giustificativi e riceve dal committente un rimborso esattamente pari alle spese sostenute. La domanda era duplice: queste somme fanno reddito? E contano per il limite degli 85.000 euro?

L’Agenzia ha condiviso la soluzione proposta dal contribuente. In sintesi:

• per le spese sostenute dal 1° gennaio 2025, i rimborsi analitici non concorrono più a formare i compensi a cui si applica il coefficiente di redditività del forfettario;
• la condizione è che spese e rimborsi siano adeguatamente documentati;
• per vitto, alloggio, viaggio e trasporto con taxi o noleggio con conducente sostenuti in Italia, serve in più il pagamento con mezzi tracciabili, altrimenti il rimborso resta nei compensi;
• a queste condizioni, i rimborsi non rilevano nemmeno ai fini dei limiti di 85.000 e 100.000 euro previsti dalla legge istitutiva del regime (legge 190 del 2014, articolo 1, comma 54 e comma 71).

La risposta richiama anche gli articoli 232 e 238 del nuovo testo unico, che si applicherà dal 1° gennaio 2027 e che riprende la stessa disciplina. Del nuovo testo unico abbiamo parlato nell’articolo Nuovo TUIR 2027: cosa cambia e come prepararsi.

Come ogni risposta a interpello, il parere vale per il caso descritto e si basa sui fatti esposti dal contribuente; resta fermo il potere di controllo dell’amministrazione. Ma il principio è chiaro e si applica a tutte le situazioni con le stesse caratteristiche.

Quali rimborsi restano fuori e quali no

Il punto pratico è distinguere. Il fac-simile albero delle decisioni mette in fila le domande; qui le spiego una per una.

Restano fuori dai compensi:

• le spese di viaggio, vitto e alloggio in Italia sostenute per un incarico, pagate con carta, bancomat, bonifico o altro strumento tracciabile, e addebitate voce per voce;
• le spese di taxi e noleggio con conducente in Italia, con le stesse condizioni;
• le spese sostenute all’estero per l’incarico, addebitate analiticamente e documentate: il vincolo di tracciabilità del comma 2-bis riguarda solo le spese sostenute in Italia, ma la documentazione resta indispensabile;
• le altre spese legate all’incarico (per esempio diritti, copie, materiali specifici), purché addebitate analiticamente e documentate.

Restano nei compensi:

• i rimborsi a forfait: una cifra fissa per la trasferta, una diaria, un importo a corpo per le spese varie. Non sono addebitati analiticamente e quindi sono compensi a tutti gli effetti;
• i rimborsi di vitto, alloggio, viaggio e taxi in Italia pagati in contanti;
• le spese sostenute prima del 1° gennaio 2025, anche se rimborsate dopo;
• le spese che non riguardano un incarico preciso ma l’attività in generale (l’abbonamento al telefono, il computer, l’auto usata per tutto): queste non si riaddebitano come rimborso, fanno parte del costo del lavoro che il coefficiente già considera.

Una distinzione utile riguarda le anticipazioni in nome e per conto del cliente. Quando il professionista paga per conto del cliente una spesa che è del cliente, con documento intestato al cliente, si tratta di un’anticipazione, che ai fini IVA è esclusa dalla base imponibile secondo l’articolo 15 del decreto IVA se regolarmente documentata. Il caso della risposta 213 è diverso: le spese sono del professionista, documentate a suo nome, e poi riaddebitate. È questo secondo meccanismo, molto più frequente, che la riforma ha reso neutro.

Come impostare la nota spese e la fattura

Il beneficio dipende quasi tutto dalla documentazione. Se in un controllo non si riesce a dimostrare che il rimborso corrisponde esattamente a spese sostenute per un incarico, la somma torna nei compensi. Ecco come la impostiamo con i nostri clienti forfettari.

Una nota per incarico, o per periodo e incarico. Ogni nota spese deve indicare il committente, l’incarico a cui le spese si riferiscono e il periodo. Spese di incarichi diversi non vanno mescolate.

Una riga per ogni spesa. Data, descrizione, documento, mezzo di pagamento, importo. Il totale della nota deve coincidere al centesimo con il rimborso.

Spese separate dal compenso. Se il rimborso passa in fattura insieme al compenso, le spese vanno indicate in righe a parte, con il rinvio alla nota spese allegata. Mai un’unica voce «compenso e spese».

I giustificativi. Biglietti, ricevute, fatture dell’albergo: vanno conservati tutti, insieme all’estratto della carta o del conto da cui risulta il pagamento. Per le spese in Italia di vitto, alloggio, viaggio e taxi, l’estratto è la prova della tracciabilità.

L’incasso. Anche il rimborso deve risultare: un bonifico del committente con il riferimento alla nota è la soluzione più pulita.

Trovate tutto nel fac-simile schema della nota spese al committente, con un esempio compilato. Chi ci affida la tenuta della contabilità riceve lo schema già impostato e un controllo periodico delle note emesse.

L’effetto sulle soglie di 85.000 e 100.000 euro

È l’aspetto più rilevante della risposta, perché tocca la permanenza nel regime.

Il limite di 85.000 euro si verifica sui compensi dell’anno precedente: chi lo supera esce dal forfettario dall’anno successivo. Il limite di 100.000 euro si verifica in corso d’anno: chi lo supera esce subito, dall’anno stesso. In entrambi i casi conta quello che la legge considera compenso. Dopo la risposta 213, il rimborso analitico documentato non è compenso neppure per questo calcolo.

Per chi lavora vicino alle soglie la differenza può essere decisiva. Pensate a un formatore, a un consulente informatico che lavora presso i clienti, a un fotografo o a un giornalista che segue eventi in tutta Italia: 5.000 o 10.000 euro l’anno di spese anticipate e rimborsate sono comuni. Se quei rimborsi fossero compensi, una parte importante della soglia se ne andrebbe in treni e alberghi.

Due cautele.

• La regola vale per le spese sostenute dal 2025. Per verificare il limite sui compensi del 2025, che decide la permanenza nel 2026, i rimborsi analitici di spese 2025 sono fuori; quelli di spese 2024 incassati nel 2025 restano dentro.
• I rimborsi che non rispettano le condizioni (forfait, contanti, documentazione carente) restano nei compensi e quindi anche nel conteggio delle soglie. Un controllo trimestrale dei compensi, distinguendo i rimborsi che contano da quelli che non contano, evita sorprese a fine anno.

Sulle soglie del regime è in discussione una modifica con la legge di bilancio per il 2027: ne parliamo nell’articolo Forfettari 2027: la nuova soglia d’ingresso nel DDL di Bilancio. Qualunque sia il testo definitivo, il principio della risposta 213 resta: il rimborso analitico non è compenso.

Chi ne beneficia di più

La regola riguarda tutti i professionisti in regime forfettario che svolgono incarichi con spese anticipate, ma alcune categorie ne traggono un vantaggio particolare.

• Giornalisti, fotografi, videomaker, che seguono eventi e servizi fuori sede, come nel caso esaminato dall’Agenzia.
• Formatori e docenti a contratto, che tengono corsi presso le aziende o in altre città.
• Consulenti informatici e tecnici, che lavorano presso la sede del cliente.
• Artisti, musicisti e sportivi professionisti in regime forfettario, con trasferte frequenti per concerti, spettacoli e gare: per loro abbiamo una pagina dedicata ai servizi per sportivi e artisti.
• Professionisti tecnici (ingegneri, architetti, geometri) con cantieri e sopralluoghi lontani dallo studio.

Per chi sta aprendo la partita IVA, il tema va considerato fin dall’inizio, quando si scrive la lettera di incarico: prevedere il rimborso analitico delle spese, invece di un compenso «tutto compreso», è la scelta che consente di usare questa regola. Ne parliamo anche nella guida alla partita IVA online per professionisti e artisti e con il simulatore partita IVA.

Un esempio: la formatrice vicina alla soglia

Ecco un caso costruito per l’esempio. Una formatrice in regime forfettario tiene corsi in aziende di tutta Italia. Nel 2026 incassa 83.000 euro di compensi. Nello stesso anno riceve dai clienti 6.500 euro di rimborsi per treni, alberghi, pasti e taxi, tutti addebitati voce per voce con una nota spese per ogni corso.

I conti con le vecchie regole. Se i rimborsi fossero compensi, il totale sarebbe 89.500 euro: oltre la soglia di 85.000. Dal 2027 la formatrice dovrebbe uscire dal forfettario e passare al regime ordinario, con IVA, contabilità e imposte progressive.

La verifica delle spese. Con lo studio controlla le note spese dell’anno. Risulta che quasi tutte le spese sono state pagate con la carta dedicata; solo 600 euro di pasti consumati in Italia sono stati pagati in contanti.

Il risultato. I 5.900 euro di rimborsi documentati e tracciati restano fuori. I 600 euro pagati in contanti tornano nei compensi, che salgono a 83.600 euro: sotto la soglia. La formatrice resta nel forfettario anche nel 2027, e il coefficiente si applica solo a quanto ha davvero guadagnato più quei 600 euro.

La lezione. Con un margine così stretto, anche poche centinaia di euro pagate in contanti possono fare la differenza. Dal 2027 la formatrice paga tutti i pasti di lavoro con la carta dedicata e controlla la situazione ogni trimestre.

Gli errori che vediamo più spesso

Chiedere il rimborso a forfait. Una cifra fissa per la trasferta è comoda, ma è un compenso. Per restare fuori dai compensi il rimborso deve essere analitico, voce per voce.

Pagare i pasti in contanti. Per vitto, alloggio, viaggio e taxi in Italia, il contante fa tornare il rimborso nei compensi. È l’errore più frequente e il più facile da evitare.

Mescolare spese e compenso in fattura. Una riga unica «compenso comprensivo di spese» rende impossibile dimostrare quale parte sia rimborso. Le spese vanno indicate a parte, con la nota allegata.

Non conservare i giustificativi. Senza biglietti, ricevute e fatture la nota spese è solo un foglio. In un controllo vale quello che si riesce a documentare.

Arrotondare il rimborso. Il rimborso deve corrispondere alle spese, non essere arrotondato per eccesso. La differenza, anche piccola, è compenso e rende meno credibile tutta la nota.

Riaddebitare costi generali. Il telefono, il computer, il software non sono spese di un incarico: non si chiedono come rimborso spese.

Applicare la regola alle spese 2024. La risposta vale per le spese sostenute dal 1° gennaio 2025. Rimborsi di spese precedenti, anche se incassati dopo, restano compensi.

Da dove cominciare

Il primo passo è rivedere le note spese del 2025 e del 2026: quali rimborsi sono analitici, quali pagamenti sono tracciati, quali giustificativi mancano. Da lì si ricalcolano i compensi che contano per le soglie e si capisce quanto margine resta per il 2027. Poi si sistemano le lettere di incarico e lo schema di nota spese per il futuro.

Per il primo incontro portate le fatture emesse del 2025 e del 2026, le note spese inviate ai clienti con i giustificativi, l’estratto della carta o del conto usato per le spese e le lettere di incarico in corso.

Potete prenotare un appuntamento in studio, in via Abbondio Sangiorgio 18 a Milano, o in videochiamata, oppure chiamare lo studio allo 02 80897709. Seguiamo i professionisti forfettari nell’ambito della consulenza fiscale. Per una prima verifica sul regime potete partire dallo strumento forfettario: verifica dei requisiti.