Modernizzazione ERP significa molto più che sostituire un software gestionale. Significa creare le condizioni perché dati, processi e persone possano evolvere insieme, sostenendo la crescita dell’organizzazione e preparando il terreno all’adozione di nuove tecnologie come AI e agenti intelligenti. Quando il sistema informativo in uso raggiunge la fine del proprio ciclo di vita, la vera sfida non è scegliere una nuova piattaforma: è saper cogliere l’occasione per ripensare architetture, modelli operativi e modalità di gestione delle informazioni.
È il percorso intrapreso da Chimec, azienda italiana specializzata nello sviluppo di tecnologie e trattamenti chimici per il settore Oil & Gas (upstream, midstream e downstream), il trattamento delle acque industriali e altri processi industriali complessi che, insieme ad Alterna, ha completato la migrazione da Microsoft Dynamics AX a Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management. E lo ha fatto in soli otto mesi.
A raccontare questo interessante caso di successo sono Andrea Cilea, Chief Financial Officer e IT Manager di Chimec, e Paolo De Rossi, Chief Business Officer & Equity Partner di Alterna.
Il valore di un progetto di modernizzazione ERP per Chimec
Fondata nel 1971, Chimec è un’azienda italiana attiva in oltre 65 Paesi attraverso sedi e società controllate distribuite tra Europa, Africa, Asia e Medio Oriente. Con quartier generale a Roma ed un polo produttivo, di R&D e logistico a Santa Palomba (area industriale tra Roma e Pomezia – NdR), l’azienda progetta e realizza soluzioni chimiche e tecnologie destinate a settori ad elevata complessità operativa, tra cui la produzione di Oil & Gas la raffinazione, la petrolchimica, la produzione di additivi per prodotti finiti, il trattamento delle acque industriali e le attività di decontaminazione degli impianti. In un contesto in cui l’efficienza dei processi industriali e la riduzione dell’impatto ambientale rappresentano obiettivi sempre più strategici, la capacità di governare informazioni, dati operativi e processi distribuiti a livello globale assume un ruolo centrale
«La precedente versione del nostro ERP era arrivata a fine supporto – spiega Cilea -. Avevamo due alternative: cambiare completamente piattaforma oppure proseguire nel percorso Microsoft aggiornando la release e passando a Dynamics 365. I tempi a nostra disposizione erano molto stretti e questo ci ha portato a privilegiare una soluzione che ci consentisse di mantenere continuità sui processi e sull’operatività aziendale. Così abbiamo trasformato la modernizzazione ERP in un’opportunità per fare un salto evolutivo più ampio, cogliendo l’occasione per alleggerire i nostri CED scegliendo il cloud, avviando un percorso che ci sta portando a spostare progressivamente sulla nuvola tutto ciò che utilizziamo a livello software».
Quando il tempo diventa un fattore strategico
La necessità di sostituire una piattaforma arrivata alla fine del proprio ciclo di supporto si intrecciava con un altro vincolo particolarmente stringente: il tempo. Il progetto di reingegnerizzazione di Chimec inizia nella primavera del 2025 con l’obiettivo di completare il go-live il 1° gennaio 2026, finestra temporale significativamente inferiore a quella normalmente richiesta per un progetto ERP di questa portata. Il change management richiedeva una revisione approfondita dei processi aziendali, con impatti rilevanti su tempi, costi e formazione. La scelta di continuità con l’ecosistema Microsoft consentiva di preservare gran parte delle logiche operative esistenti, concentrando gli sforzi sulle evoluzioni realmente necessarie e sulla valorizzazione delle personalizzazioni già presenti. Una volta definita la direzione tecnologica, la sfida si è spostata sulla scelta di un partner in grado di accompagnare l’azienda in un percorso così ambizioso, rispettando tempi, budget e continuità operativa.
«Fin dall’inizio era chiaro che otto mesi rappresentavano una tempistica estremamente sfidante – commenta De Rossi -. Non si trattava semplicemente di aggiornare una piattaforma, ma di accompagnare Chimec nella revisione del proprio sistema informativo aziendale mantenendo continuità sui processi core di amministrazione, finanza e controllo. Quello che ha fatto la differenza è stata l’alchimia che si è creata tra tutti i soggetti coinvolti nel progetto e la condivisione di un obiettivo molto chiaro. A questo si sono aggiunte le competenze verticali del team sul settore chimico e Oil&Gas, che ci hanno permesso di confrontarci fin da subito con processi e problematiche specifiche del business. Tutti questi elementi hanno contribuito a raggiungere il go-live nei tempi previsti e nel budget definito».
Governance e change management: il percorso di Chimec
In qualsiasi progetto di modernizzazione ERP, la tecnologia rappresenta soltanto una parte dell’equazione. Il vero fattore critico riguarda la capacità dell’organizzazione di accompagnare il cambiamento, allineando persone, processi e sistemi a nuovi modelli operativi. Senza questo lavoro di adattamento, anche le piattaforme più evolute rischiano infatti di essere utilizzate replicando logiche e abitudini costruite nel tempo, limitando il valore dell’investimento e le opportunità di innovazione.
«Abbiamo scelto di chiamarlo progetto Delta perché il simbolo del delta in matematica ed in fisica rappresenta una variazione, una differenza, nel nostro caso rappresenta una differenza rispetto al passato – sottolinea Cilea -. Allo stesso tempo la forma triangolare richiama tre elementi fondamentali che devono essere collegati tra loro: sistema, organizzazione e processi.
In questo percorso, un ruolo centrale è stato svolto dal Change Management, fondamentale per accompagnare l’evoluzione tecnologica con un reale cambiamento organizzativo e comportamentale. L’adozione di nuove soluzioni, infatti, non può prescindere dal coinvolgimento delle persone, dalla diffusione di una cultura digitale condivisa e dalla capacità di guidare il cambiamento in modo strutturato.
La fase di ridisegno dei processi è stata molto importante. Su alcuni processi Alterna è intervenuta modificando alcune fasi operative per sfruttare al meglio quello che metteva a disposizione il software. L’obiettivo che avevamo condiviso era questo: non modificare e stravolgere il software per arrivare alle nostre abitudini, ma al contrario adeguare le nostre abitudini e cambiarle per adeguarle al software. Per questo il progetto ha richiesto anche un importante lavoro di accompagnamento delle persone, che Alterna ha supportato con attività formative e di affiancamento mirate».
Oltre l’ERP: costruire le basi per AI e agenti
Il passaggio a Dynamics 365 ha contribuito a costruire le condizioni tecnologiche necessarie per le evoluzioni future dell’organizzazione. La disponibilità di piattaforme moderne, dati strutturati e processi digitalizzati rappresenta infatti uno dei prerequisiti fondamentali per adottare nuove forme di automazione e valorizzare le opportunità offerte dall’intelligenza artificiale e dagli agenti software. Prima dell’automazione avanzata occorre costruire un’infrastruttura informativa in grado di supportarne l’utilizzo in modo efficace e scalabile.
«Nessuna intelligenza artificiale ha veramente valore se non parte dalla conoscenza aziendale e dalla strutturazione dei dati – conclude De Rossi -. La scelta della piattaforma non è stata valutata soltanto rispetto alle esigenze immediate del progetto. L’adozione di una Platform Microsoft offre a Chimec la possibilità di andare verso un percorso di agentizzazione, con una tecnologia che permette di farlo in maniera immediata e scalabile e con dati già strutturati e pronti. Oggi molte aziende ci chiedono agenti per attività routinarie come il controllo di gestione e la riconciliazione bancaria, che possono liberare tempo e consentire alle persone di dedicarsi ad attività a maggior valore».
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Laura Zanotti
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