come funzionano e come scrivere un CV adatto

Hai inviato Curriculum per offerte di lavoro che sembrano perfettamente in linea con il tuo profilo, ma non hai ricevuto risposta?

Una delle ragioni potrebbe essere il modo in cui la tua candidatura viene letta e gestita dai software utilizzati dalle aziende.

Molte imprese e società di recruiting utilizzano infatti gli ATS (Applicant Tracking System), piattaforme che permettono di raccogliere, organizzare e gestire le candidature.

Alcuni sistemi possono anche analizzare le informazioni contenute nel Curriculum, effettuare ricerche per competenze e requisiti e utilizzare strumenti automatizzati per classificare o filtrare i candidati.

Questo non significa, però, che esista un unico algoritmo che scarta automaticamente tutti i CV privi di determinate parole chiave. I software ATS sono diversi tra loro e anche il modo in cui vengono utilizzati cambia da un’azienda all’altra.

Esistono comunque alcuni accorgimenti concreti che permettono di rendere il Curriculum più semplice da leggere sia per questi sistemi sia per i recruiter e di evitare che informazioni importanti sulla propria esperienza vengano interpretate male o non vengano individuate.

In questa guida spieghiamo cosa sono realmente i software ATS, come funzionano, come scrivere un CV ATS friendly e quali errori evitare, facendo chiarezza anche sui numerosi falsi miti che circolano su questi strumenti.

COSA SONO I SOFTWARE ATS E A COSA SERVONO

ATS è l’acronimo di Applicant Tracking System, espressione che può essere tradotta come “sistema di tracciamento dei candidati”.

Si tratta di software utilizzati dalle aziende e dai recruiter per gestire le candidature durante il processo di selezione del personale. Pensare agli ATS semplicemente come a programmi che “scartano Curriculum” è quindi riduttivo.

A seconda del sistema utilizzato e della sua configurazione, un ATS può consentire all’azienda di:

• pubblicare le offerte di lavoro;
• raccogliere in un unico ambiente le candidature ricevute;
• creare e organizzare i profili dei candidati;
• estrarre dal CV informazioni come esperienze professionali, istruzione e competenze;
• effettuare ricerche all’interno del database dei candidati;
• applicare filtri sulla base di requisiti o caratteristiche;
• seguire l’avanzamento di ogni candidato nelle diverse fasi della selezione;
• gestire comunicazioni, colloqui e valutazioni;
• in alcuni casi, classificare o assegnare un punteggio alle candidature sulla base di determinati criteri.

Questi strumenti sono particolarmente utili quando un’azienda riceve un numero elevato di candidature, perché permettono ai responsabili delle risorse umane di organizzare e consultare le informazioni in maniera più efficiente.

È importante però chiarire un punto: ATS e Intelligenza Artificiale non sono sinonimi.

Un Applicant Tracking System può essere utilizzato semplicemente per raccogliere, organizzare e ricercare le candidature. Alcuni software più evoluti integrano invece sistemi di automazione, algoritmi o funzioni di Intelligenza Artificiale che possono essere impiegati, ad esempio, per analizzare le informazioni fornite dal candidato, individuare competenze, effettuare matching con una posizione, assegnare punteggi o classificare i profili.

Di conseguenza, non esiste un unico “software ATS” con regole valide per tutte le candidature.

COME FUNZIONANO I SOFTWARE ATS E COME ANALIZZANO I CURRICULUM

Quando un candidato carica il proprio Curriculum su un portale di recruiting, il sistema può effettuare un’operazione chiamata resume parsing, ossia estrarre dal documento determinate informazioni e trasformarle in dati organizzati.

Il software può individuare, ad esempio:

• nome e dati di contatto;
• qualifica professionale;
• precedenti esperienze di lavoro;
• aziende per le quali il candidato ha lavorato;
• durata delle esperienze;
• titoli di studio;
• competenze professionali;
• conoscenze informatiche;
• lingue conosciute;
• certificazioni.

Non tutti i sistemi utilizzano necessariamente queste informazioni nello stesso modo. Un recruiter può semplicemente cercare nel database candidati che possiedono una determinata competenza oppure applicare specifici filtri. Sistemi più avanzati possono invece confrontare caratteristiche e competenze del candidato con quelle richieste dalla posizione.

Questo spiega perché è importante che il Curriculum sia chiaro, ben organizzato e coerente con l’offerta di lavoro.

GLI ATS SCARTANO AUTOMATICAMENTE I CURRICULUM?

È uno dei principali equivoci sull’argomento.

Online si trovano spesso percentuali secondo cui una determinata quota dei Curriculum verrebbe automaticamente eliminata dagli ATS. È bene diffidare dalle percentuali presentate come universalmente valide: non tutti gli ATS funzionano allo stesso modo e, soprattutto, le aziende possono configurarli e utilizzarli in maniera differente.

In alcuni processi di selezione possono effettivamente essere utilizzati sistemi automatizzati per filtrare, classificare o assegnare un punteggio alle candidature. In altri casi l’ATS serve principalmente per raccogliere e organizzare le informazioni, mentre le decisioni vengono prese dai recruiter.

Inoltre, un’esclusione può dipendere anche dalle risposte date dal candidato durante la compilazione della candidatura. Se, ad esempio, per un lavoro è indispensabile possedere una determinata abilitazione e il candidato dichiara di non averla, il sistema potrebbe utilizzare questa informazione per escluderlo dalla selezione.

L’obiettivo, quindi, non deve essere cercare un trucco per “ingannare l’ATS”, ma fare in modo che le informazioni realmente possedute e rilevanti per la posizione siano facilmente individuabili.

Il Curriculum deve infatti funzionare su due livelli: deve essere comprensibile dai sistemi utilizzati durante la selezione e, soprattutto, deve risultare efficace quando viene letto da una persona.

COME SCRIVERE UN CV ATS FRIENDLY

Con l’espressione CV ATS friendly si indica generalmente un Curriculum strutturato in modo da rendere più semplice l’estrazione e l’interpretazione delle informazioni da parte dei software di recruiting.

La prima regola è la semplicità.

Questo non significa creare necessariamente un Curriculum brutto o completamente privo di grafica, ma evitare che il design renda difficile individuare le informazioni più importanti.

Per creare un Curriculum adatto agli ATS è consigliabile:

• organizzare le informazioni in sezioni facilmente riconoscibili;
• utilizzare denominazioni chiare come “Esperienza professionale”, “Istruzione e formazione”, “Competenze”, “Lingue”;
• riportare le esperienze lavorative in modo ordinato, indicando ruolo, azienda, periodo e principali attività svolte;
• indicare chiaramente titoli di studio, corsi e certificazioni rilevanti;
• utilizzare elenchi puntati per rendere più facilmente individuabili mansioni, competenze e risultati;
• scegliere caratteri comuni e facilmente leggibili;
• evitare un’eccessiva quantità di elementi grafici;
• non inserire informazioni essenziali esclusivamente all’interno di immagini, grafici o elementi decorativi;
• controllare attentamente ortografia e battitura;
• utilizzare termini professionali comprensibili e coerenti con il settore.

Per approfondire come organizzare tutte le sezioni puoi leggere la nostra guida su come fare un Curriculum Vitae efficace e consultare gli esempi e template gratuiti di Curriculum Vitae disponibili su TiConsiglio.

ATTENZIONE A COLONNE, TABELLE, ICONE E CASELLE DI TESTO

Uno degli aspetti più sottovalutati riguarda la struttura grafica del documento.

Alcuni sistemi di parsing possono incontrare difficoltà con Curriculum particolarmente complessi, ad esempio quando le informazioni sono distribuite in molte colonne, tabelle, caselle di testo, intestazioni, piè di pagina, immagini o elementi grafici.

Il problema non è tanto stabilire che questi elementi siano “vietati”, perché la capacità di lettura cambia da sistema a sistema. Il consiglio prudenziale è non affidare a elementi grafici complessi informazioni indispensabili.

Nome, telefono, e-mail, esperienze, competenze e titoli di studio dovrebbero essere immediatamente individuabili anche leggendo il documento come un normale testo.

QUALI FONT UTILIZZARE

Non è corretto affermare che un ATS non riesca necessariamente a leggere i font con grazie, ossia i cosiddetti serif.

La scelta migliore è molto più semplicemente quella di utilizzare un carattere comune, professionale e facilmente leggibile, come Arial, Calibri, Verdana, Helvetica, Times New Roman o Georgia, evitando caratteri decorativi, insoliti o difficili da interpretare.

La leggibilità è importante non soltanto per il software, ma soprattutto per il recruiter che leggerà successivamente il Curriculum.

PAROLE CHIAVE E ANNUNCIO DI LAVORO: COME ADATTARE IL CV

Uno dei consigli più importanti è non utilizzare esattamente lo stesso Curriculum per tutte le candidature.

Prima di inviare il CV bisogna leggere attentamente l’annuncio e individuare ciò che l’azienda sta realmente cercando.

In particolare, presta attenzione a:

• nome della posizione;
• mansioni previste;
• competenze tecniche;
• software e strumenti richiesti;
• titoli di studio;
• abilitazioni;
• certificazioni;
• esperienza richiesta;
• lingue straniere;
• eventuali soft skills indicate nell’annuncio.

Se possiedi questi requisiti, è opportuno renderli chiaramente visibili nel Curriculum utilizzando, quando possibile e naturale, la stessa terminologia presente nell’offerta.

Facciamo un esempio.

L’annuncio richiede:

“Esperienza nella gestione di campagne Google Ads e conoscenza di Google Analytics 4.”

Nel CV è presente soltanto:

“Esperienza nel digital marketing e nella pubblicità online.”

La seconda formulazione non è sbagliata, ma è molto generica. Se corrisponde alla reale esperienza del candidato, è molto più efficace scrivere:

“Gestione di campagne Google Ads e monitoraggio delle performance tramite Google Analytics 4 (GA4).”

In questo modo l’informazione è immediatamente comprensibile sia per il recruiter sia per un sistema che ricerca determinate competenze.

Lo stesso principio vale per le competenze informatiche nel Curriculum. Se l’annuncio richiede espressamente Salesforce e tu sai utilizzare questo software, non limitarti a scrivere genericamente “CRM”: indica Salesforce.

Quando utilizzi un acronimo particolarmente importante può essere utile riportare, almeno alla prima occorrenza, sia il nome completo sia l’acronimo. Ad esempio: “Search Engine Optimization (SEO)”.

NON COPIARE LE KEYWORD SE NON POSSIEDI QUELLA COMPETENZA

Adattare il CV all’annuncio non significa copiare indiscriminatamente le parole utilizzate dall’azienda.

Inserisci soltanto competenze, esperienze, qualifiche e conoscenze che possiedi realmente.

Va evitato anche il keyword stuffing, cioè la ripetizione artificiale delle stesse parole chiave con il solo obiettivo di aumentare una presunta compatibilità con il sistema.

Un Curriculum pieno di ripetizioni inutili potrebbe risultare innaturale e poco professionale quando viene letto dal recruiter.

Le parole chiave devono quindi essere inserite nel contesto corretto, possibilmente mostrando anche come hai utilizzato quella determinata competenza.

Per capire quali abilità valorizzare puoi consultare anche le nostre guide dedicate alle competenze da inserire nel Curriculum, alle competenze informatiche, alle hard skills, alle soft skills e alle competenze linguistiche nel CV.

QUALE FORMATO E MODELLO DI CURRICULUM USARE PER GLI ATS

Anche su questo argomento circolano molte regole assolute che non sono valide per qualsiasi sistema.

PDF O WORD?

Non esiste un formato universalmente migliore per tutti gli ATS.

Diversi sistemi di recruiting supportano normalmente formati come PDF, DOC e DOCX. La prima regola è quindi molto semplice: rispetta sempre le indicazioni contenute nell’annuncio o nel portale sul quale stai presentando la candidatura.

Se viene richiesto espressamente un PDF, invia un PDF. Se viene richiesto un DOCX, utilizza quel formato.

Quando sono ammessi più formati, sia un PDF testuale sia un DOCX correttamente realizzato possono essere utilizzabili.

È invece opportuno evitare di trasformare il Curriculum in una semplice immagine o in un documento nel quale il testo non sia realmente selezionabile, perché questo può rendere più difficile l’estrazione delle informazioni.

MEGLIO UN CV SEMPLICE O MOLTO GRAFICO?

Se devi candidarti attraverso un portale che utilizza un sistema di recruiting e non sai come verrà elaborato il documento, un layout relativamente semplice rappresenta la scelta più prudente.

Un Curriculum creativo può avere senso per determinate professioni, ma la grafica non dovrebbe mai compromettere la chiarezza delle informazioni.

Se utilizzi due colonne, tabelle o elementi grafici, verifica almeno che le informazioni continuino ad avere un ordine logico e che i dati essenziali non siano collocati esclusivamente all’interno di elementi complessi.

Per scegliere una struttura efficace puoi utilizzare i nostri modelli e template gratuiti di Curriculum, adattandoli naturalmente alla candidatura.

IL CURRICULUM EUROPASS È COMPATIBILE CON GLI ATS?

Non esiste una certificazione universale che permetta di affermare che un determinato modello sia compatibile con tutti gli ATS.

Il CV Europass è uno strumento ufficiale dell’Unione Europea che permette di organizzare esperienze, istruzione e competenze e di creare differenti versioni del Curriculum. Può quindi essere utilizzato per candidarsi anche attraverso portali di recruiting.

Ciò che conta è soprattutto personalizzare il Curriculum per la posizione, selezionando le informazioni realmente pertinenti anziché inviare indistintamente la stessa versione completa a tutte le aziende.

Europass stesso raccomanda di mettere in evidenza le esperienze e le competenze corrispondenti al lavoro per il quale ci si candida e di prestare attenzione alle informazioni contenute nell’annuncio.

E LA FOTO?

La presenza della foto sul Curriculum dipende dal contesto, dal Paese e dal tipo di candidatura. Dal punto di vista dell’ATS, la regola importante è un’altra: le informazioni essenziali non devono essere affidate alla fotografia o ad altri elementi grafici.

Se decidi di inserirla, scegli una foto professionale e assicurati che nome, contatti e informazioni professionali siano comunque presenti come normale testo nel documento.

GLI ERRORI DA EVITARE CON I SOFTWARE ATS

Molti errori commessi quando si cerca di creare un Curriculum “a prova di ATS” nascono proprio dal tentativo di seguire regole troppo rigide trovate online.

Ecco gli errori principali da evitare:

• inviare lo stesso CV per qualsiasi posizione, senza valorizzare le esperienze e le competenze pertinenti;
• riempire il Curriculum di parole chiave, rendendolo innaturale;
• inserire competenze non possedute soltanto perché compaiono nell’annuncio;
• utilizzare denominazioni eccessivamente fantasiose per le sezioni del CV;
• utilizzare un layout inutilmente complesso, soprattutto quando le informazioni fondamentali vengono inserite in elementi grafici;
• caricare il Curriculum come immagine anziché come documento contenente vero testo;
• inserire informazioni importanti soltanto nell’intestazione, nel piè di pagina o in caselle di testo;
• usare abbreviazioni poco comprensibili senza indicare anche il termine completo;
• commettere errori ortografici nei nomi delle competenze, dei software o delle qualifiche;
• ignorare le indicazioni sul formato richiesto dall’azienda.

Per una verifica più generale puoi consultare anche la nostra guida dedicata agli errori nel Curriculum Vitae da evitare.

I FALSI MITI SUGLI ATS

Ci sono poi alcune convinzioni molto diffuse che è opportuno ridimensionare.

“Gli ATS scartano automaticamente il 70% dei Curriculum.”
Non esiste una percentuale universale applicabile a qualsiasi ATS, azienda e processo di selezione.

“Bisogna ottenere almeno l’80% di ATS score.”
Non esiste un punteggio minimo universale che garantisca di “superare” qualsiasi ATS.

“Il PDF viene scartato dagli ATS.”
Non è vero in termini generali. Esistono sistemi che accettano e processano normalmente documenti PDF.

“Bisogna usare esclusivamente font sans serif.”
Non esiste una regola universale di questo tipo. È molto più importante utilizzare un font comune e facilmente leggibile.

“Basta ripetere molte volte le keyword per essere selezionati.”
No. Le parole chiave devono rappresentare competenze ed esperienze reali e devono essere utilizzate in modo naturale.

“ATS significa Intelligenza Artificiale.”
No. Un ATS è un sistema per la gestione delle candidature. Può integrare funzioni di AI e automazione, ma le due espressioni non sono sinonimi.

“Se supero l’ATS otterrò sicuramente un colloquio.”
Naturalmente no. Anche quando vengono utilizzati sistemi automatizzati, la corrispondenza tra esperienze, competenze e requisiti della posizione resta determinante.

COME CAPIRE SE IL CV È ADATTO A UN ATS: ESEMPIO E CHECKLIST

Prima di inviare una candidatura puoi effettuare un controllo molto semplice del Curriculum.

Verifica questi punti:

• il nome e i recapiti sono chiaramente leggibili;
• le sezioni hanno titoli semplici e riconoscibili;
• ruolo, azienda e date di ogni esperienza sono facilmente individuabili;
• le esperienze più importanti per quella specifica offerta sono ben evidenziate;
• le competenze richieste nell’annuncio che possiedi realmente compaiono nel CV;
• software, certificazioni e qualifiche sono indicati con il loro nome corretto;
• il documento non contiene informazioni essenziali soltanto dentro immagini o elementi grafici;
• il layout non è inutilmente complesso;
• il file è nel formato accettato dall’azienda;
• non ci sono errori ortografici;
• il Curriculum rimane piacevole e semplice da leggere anche per un recruiter.

Puoi fare anche una prova molto elementare: copia il testo del PDF e incollalo in un normale editor di testo.

Non è un vero test ATS e non permette di sapere come uno specifico software interpreterà il documento, ma può aiutarti a individuare problemi evidenti. Se copiando il CV scopri che intere informazioni scompaiono, vengono mescolate oppure vengono lette in un ordine completamente diverso, è opportuno semplificare il layout.

ESEMPIO PRATICO

Immaginiamo che una persona si candidi per una posizione di impiegato amministrativo.

Nel suo Curriculum compare:

“2019-2025 – Impiegato presso azienda privata. Gestione delle normali attività d’ufficio.”

L’annuncio richiede invece:

• fatturazione elettronica;
• prima nota;
• Microsoft Excel;
• gestione fornitori.

Se il candidato ha realmente svolto queste attività, il Curriculum potrebbe essere molto più efficace così:

“2019-2025 – Impiegato amministrativo
Gestione della fatturazione elettronica e della prima nota; registrazione e controllo dei documenti amministrativi; gestione dei rapporti con i fornitori; elaborazione e aggiornamento di report tramite Microsoft Excel.”

Non abbiamo “imbrogliato” alcun algoritmo. Abbiamo semplicemente descritto in modo preciso l’esperienza del candidato utilizzando informazioni rilevanti per la posizione.

Ed è proprio questo il principio fondamentale di un buon CV ATS friendly: rendere immediatamente comprensibile ciò che sai realmente fare.

DOMANDE FREQUENTI SUI SOFTWARE ATS

COME FACCIO A SAPERE SE UN’AZIENDA UTILIZZA UN ATS?

Non sempre è possibile saperlo in anticipo. La presenza di un portale strutturato nel quale creare un profilo, caricare il CV e seguire le fasi della candidatura può indicare l’utilizzo di un sistema di recruiting, ma non permette di sapere quali funzioni vengano utilizzate dall’azienda. In ogni caso, creare un CV chiaro e personalizzato è utile anche quando la candidatura viene letta direttamente da un recruiter.

GLI ATS LEGGONO I PDF?

Molti sistemi supportano i PDF, ma non è corretto affermare che qualsiasi ATS legga qualsiasi PDF nello stesso modo. È preferibile utilizzare un PDF contenente vero testo, evitando documenti costituiti semplicemente da immagini. Se il portale indica un formato specifico, segui sempre le istruzioni dell’azienda.

È MEGLIO PDF O DOCX PER GLI ATS?

Entrambi possono essere supportati. Non esiste una risposta valida per qualsiasi sistema. Se l’azienda accetta entrambi, utilizza un documento semplice e correttamente strutturato; se ne richiede uno specifico, rispetta il formato indicato.

IL CURRICULUM EUROPASS PASSA GLI ATS?

Non esiste un test universale che permetta di stabilire se un modello “passa” tutti gli ATS. Europass produce un Curriculum strutturato e può essere utilizzato per le candidature. È comunque importante adattare le informazioni alla posizione per cui ci si candida.

UN CV A DUE COLONNE VIENE LETTO DAGLI ATS?

Dipende dal sistema e dalla complessità del documento. Alcuni parser possono interpretare male layout a colonne. Se vuoi ridurre il rischio, soprattutto quando non conosci il sistema utilizzato dall’azienda, una struttura lineare e semplice è generalmente la soluzione più prudente.

GLI ATS LEGGONO LA FOTO?

Il punto importante non è che il software “legga” la fotografia, ma che le informazioni necessarie alla candidatura siano presenti come testo e non soltanto all’interno di immagini o altri elementi grafici.

DEVO INSERIRE NEL CV LE STESSE PAROLE DELL’ANNUNCIO?

Quando descrivono competenze, strumenti, qualifiche o esperienze che possiedi realmente, utilizzare la stessa terminologia dell’annuncio può essere utile. Non bisogna invece copiare parole chiave relative a competenze che non si possiedono né ripeterle artificialmente.

POSSO CREARE UN CV CON CANVA O ALTRI PROGRAMMI GRAFICI?

Sì, ma bisogna prestare attenzione alla struttura del documento esportato. Un Curriculum visivamente bello ma composto da numerose caselle di testo, colonne, icone e altri elementi grafici potrebbe essere interpretato in modo non corretto da alcuni sistemi. Se la candidatura passa attraverso un ATS, è prudente preferire un modello relativamente semplice.

ESISTE UN SITO CHE MI DICE SE IL MIO CURRICULUM SUPERA GLI ATS?

Esistono servizi che confrontano il CV con un annuncio e attribuiscono un punteggio, ma il risultato non può garantire che una determinata azienda valuterà nello stesso modo la candidatura. Non conoscono necessariamente il software utilizzato, la sua configurazione, i filtri impostati dal recruiter o i criteri effettivi della selezione. Considera quindi eventuali “ATS score” come indicazioni, non come certificazioni.

GLI ATS USANO L’INTELLIGENZA ARTIFICIALE?

Alcuni sì, altri no o la utilizzano soltanto per determinate funzioni. Un ATS può limitarsi alla gestione e organizzazione delle candidature oppure integrare strumenti più avanzati per analizzare, classificare o filtrare i profili.

UN CURRICULUM ATS FRIENDLY È UTILE ANCHE SE L’AZIENDA NON USA UN ATS?

Sì. Gran parte delle caratteristiche di un buon CV ATS friendly – chiarezza, struttura semplice, esperienze ben descritte, competenze pertinenti e personalizzazione rispetto all’annuncio – rende il Curriculum più efficace anche agli occhi di un recruiter.

CONSIGLI FINALI PER ANDARE OLTRE IL SOFTWARE ATS

Adesso che sai cos’è un Software ATS e quali accorgimenti utilizzare per rendere il Curriculum più facilmente leggibile da questi sistemi, tieni presente che creare un CV adatto agli ATS è solo una parte del percorso per arrivare all’obiettivo finale: ottenere un colloquio di lavoro.

Il Curriculum, infatti, deve essere efficace non soltanto per gli eventuali software utilizzati durante la selezione, ma soprattutto per il recruiter che valuterà la tua candidatura. Per questo motivo rileggi attentamente quanto scritto e assicurati di non aver commesso errori nel Curriculum Vitae.

Puoi inoltre approfondire le indicazioni sull’autorizzazione al trattamento dei dati personali nel CV.

Cerca di essere chiaro e concreto, valorizza le esperienze e le competenze più importanti per la posizione e personalizza la candidatura. Puoi mettere in evidenza anche le soft skills realmente pertinenti e, quando possono aggiungere informazioni utili sul tuo profilo, gli hobby e interessi nel Curriculum.

Infine, quando opportuno, accompagna il CV con un’efficace lettera di presentazione. A quel punto non resta che inviare la candidatura e… in bocca al lupo!

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