come la facciamo · Ospinly

A fine mese il commercialista vuole l’elenco dei soggiorni. Con 50 case sono centinaia di righe: quanto ha pagato l’ospite, su quale canale, quanto erano le pulizie, quanto la tassa di soggiorno, di chi è l’appartamento e chi deve fatturare cosa. Per anni lo abbiamo fatto con un export del PMS e un foglio di calcolo, e ogni mese c’era una riga che non tornava. Oggi ogni soggiorno ha la sua fattura, emessa da sola due giorni dopo il check-out. Ecco come la facciamo, e perché si adatta a come lavori tu.

Ogni casa ha i suoi intestatari

Una prenotazione di affitto breve ha dentro soldi di persone diverse: il soggiorno del proprietario, le pulizie di chi le fa, gli extra che incassi tu. In Ospinly ogni casa ha i suoi intestatari: chi emette il documento del soggiorno, chi quello delle pulizie e chi quello di tutto ciò che passa dalla carta dell’ospite. Possono essere tre soggetti diversi o lo stesso, e quando sono lo stesso le righe finiscono in un documento solo.

I proprietari possono essere di ogni tipo, e per ognuno esce il documento giusto.

• Una società con partita IVA: fattura elettronica allo SDI, con l’IVA sul soggiorno.
• Un forfettario: fattura elettronica allo SDI, senza IVA, con il bollo quando serve.
• Un privato: una ricevuta con gli stessi importi e la sua numerazione, così ogni soggiorno ha comunque il suo documento.

Puoi avere decine di proprietari diversi, un’impresa di pulizie che fattura per conto suo e una casa dove non si emette niente perché ci pensa il proprietario da solo. Si imposta una volta per casa, e da lì va avanti così.

Più account Stripe, più intestatari

Gli extra, i link di pagamento e tutto quello che l’ospite paga con la carta passano da Stripe, e ogni casa è collegata a un account Stripe. Puoi collegarne quanti ne servono: uno per società, uno per gruppo di proprietari, uno per chi incassa in proprio. Ogni account ha il suo intestatario, quindi i soldi che arrivano su quel conto li fattura chi quel conto lo possiede. Niente giri di soldi da sistemare dopo.

I costi si dividono come vuoi tu

La stessa voce può andare su documenti diversi, e lo decidi casa per casa.

• Le pulizie in tre modi: fatturate da te come property manager, con l’IVA al 22%; sul documento del proprietario dentro il prezzo del soggiorno; oppure sul documento del proprietario come voce separata.
• La commissione del portale può restare dov’è, dentro il prezzo del soggiorno, oppure essere tolta dal proprietario e rifatturata all’ospite come spese di gestione.
• La tua commissione si calcola come vuoi: una percentuale, un canone mensile fisso o tutti e due, su una base con o senza le pulizie, al lordo o al netto della commissione del portale e delle tasse del proprietario, IVA inclusa o esclusa. Può restare un conto tra te e il proprietario, che ritrovi nel suo report mensile, oppure essere fatturata all’ospite come riga tua.
• Gli extra e i link di pagamento vanno sull’intestatario dell’account Stripe che li ha incassati, solo quando sono stati pagati davvero.
• La cauzione non va mai in fattura: un blocco o un deposito non sono un ricavo. Se ne trattieni una parte per un danno, quella compare come risarcimento, non come soggiorno.
• Le risoluzioni Airbnb, quando l’ospite paga un danno attraverso il portale: scegli tu se vanno sul proprietario, come soggiorno o come risarcimento, o sul tuo documento.
• La tassa di soggiorno va sempre a parte, fuori dall’imponibile, su ogni documento.

Ospiti privati e aziende, italiani ed esteri

La fattura più difficile da fare è quella di cui scopri i dati dopo. L’ospite è partito, scrive da un indirizzo che non trovi, la partita IVA arriva a pezzi su WhatsApp. Per questo i dati li chiede il check-in, prima dell’arrivo, con una domanda sola: «ti serve una fattura intestata a un’azienda?». Se risponde di no, bastano i dati che ha già inserito. Se risponde di sì, inserisce ragione sociale, partita IVA, indirizzo e codice destinatario, e il check-in li controlla subito: una partita IVA sbagliata non passa.

Un’azienda italiana riceve la fattura attraverso lo SDI, al suo codice destinatario o alla PEC. Un privato o un’azienda estera ricevono la copia di cortesia via email, con il PDF allegato, nella loro lingua. Nessuno deve chiederti niente dopo.

Sulla singola prenotazione cambi quello che serve

Le regole della casa valgono per quasi tutte le prenotazioni. Per le altre, dalla pagina della prenotazione cambi l’intestatario di un documento, la descrizione di una riga, i dati dell’ospite a cui intestare la fattura, il modo in cui fatturare una risoluzione Airbnb. Vedi le righe prima di emettere, e se dopo serve una correzione, una nota di credito o di debito parte da lì.

Due giorni dopo il check-out, da sola

Perché due giorni e non al check-out? Perché nelle 48 ore dopo la partenza succedono le cose che cambiano l’importo: un rimborso, un extra pagato all’ultimo, la cauzione trattenuta per un danno. Fatturare subito vuol dire fare note di credito dopo. Così ogni mattina Ospinly guarda i soggiorni finiti da due giorni e, per ognuno, emette i documenti che mancano. Se una pre-autorizzazione è ancora aperta aspetta che si chiuda e riprova il giorno dopo, per una settimana. I documenti non si duplicano mai.

L’automatismo lo accendi tu. Finché è spento, le prenotazioni fatturabili ti aspettano in un elenco e ogni fattura la emetti con un clic, dopo averla vista.

La numerazione è progressiva per intestatario e per anno, e un numero non si riusa mai, nemmeno se il documento viene annullato. Se lo SDI scarta una fattura, quel numero resta nel registro con il suo motivo e la fattura rifatta cita quella scartata.

L’originale allo SDI, la copia all’ospite

L’originale della fattura elettronica è il file XML che passa dallo SDI. Quello che l’ospite vuole, però, è un PDF leggibile, con il tuo logo. Ospinly manda tutti e due: l’XML allo SDI attraverso un provider accreditato, e all’ospite un’email con la copia di cortesia in allegato, nella sua lingua.

Lo stato di ogni documento lo vedi sulla prenotazione: in coda, inviato, accettato, scartato, con il messaggio dello SDI quando c’è. Un documento scartato si corregge e si rimanda da lì.

Rimborsi e correzioni

Un rimborso genera il documento contrario: una nota di credito sulla fattura, una ricevuta di rimborso sulla ricevuta, con le stesse righe del documento originale. Una correzione a mano è una nota di credito o di debito che parte dalla prenotazione e va subito allo SDI. E non puoi mai stornare più di quanto hai fatturato: il controllo è sul documento originale, non sulla tua memoria.

Fine mese, senza il foglio di calcolo

Il registro dei documenti ti dice fatturato e ricevute per mese, IVA per aliquota, e se nella numerazione ci sono buchi. Due controlli incrociati chiudono il cerchio. «Stripe contro fatturato»: ogni euro incassato con carta ha la sua riga in fattura. «PMS contro fatturato»: ogni soggiorno è fatturato per quanto risulta oggi su Hostaway, e se un prezzo è cambiato dopo l’emissione lo vedi. L’export va al commercialista così com’è, e ogni proprietario riceve il suo report mensile con la tua commissione già calcolata.

Per ogni soggiorno restano insieme il contratto firmato, il documento e l’incasso, generati dagli stessi dati. Se un giorno qualcuno ti chiede di dimostrare la coerenza, non è un lavoro in più.

Se vuoi vedere le fatture sulle tue case e sui tuoi proprietari, chiedici una demo.