La nota MIM 3803 del 30 giugno 2026 indica a quali condizioni le attività collegiali dei docenti possono svolgersi a distanza. Servono un regolamento aggiornato e uno strumento che identifichi gli aventi diritto, rilevi il quorum e separi identità e preferenza nel voto segreto. E la verifica di conformità è in capo alla scuola.
Le attività collegiali dei docenti possono svolgersi a distanza, e la nota MIM prot. 3803 del 30 giugno 2026, con il suo allegato tecnico, indica a quali condizioni, in attuazione dell’articolo 44 del CCNL Istruzione e Ricerca 2019-2021. Il perimetro sono il collegio dei docenti e i consigli di classe, interclasse e intersezione.
Cosa serve alla scuola prima della prima seduta
Due elementi, entrambi da mettere a posto prima della convocazione.
Il primo è il regolamento interno, che deve disciplinare le sedute telematiche, dalla convocazione all’accertamento delle presenze fino alle modalità di voto, con particolare riferimento al voto segreto, e alla verbalizzazione. La nota chiede anche di individuare chi conduce la seduta e chi verbalizza, e di prevedere una procedura per i malfunzionamenti, con sospensione e, se necessario, ripetizione della votazione.
Il secondo è uno strumento digitale che regga i cinque principi che l’allegato tecnico pone come condizioni di validità.
- Identificazione e responsabilità. Identità digitali univoche e non condivise, ruoli distinti tra presidente, segretario e componente con accesso alle sole funzioni necessarie, tracciabilità delle operazioni.
- Validità giuridica. Un solo voto per avente diritto, registrato in modo integro e non modificabile, esito verificabile, rispetto dei quorum.
- Integrità e sicurezza. Cifratura, protezione da accessi non autorizzati, registrazione degli accessi, sistemi di audit, backup e ripristino, verifica di dove risiedono i dati.
- Trasparenza e verificabilità. Ogni fase del procedimento deve essere ricostruibile a posteriori, fino al verbale.
- Segretezza del voto. Nello scrutinio segreto serve un anonimato effettivo, non reversibile e tecnicamente dimostrabile.
L’allegato tecnico è esplicito sulle conseguenze. L’assenza di questi principi può compromettere la validità del processo deliberativo, e gli strumenti che non soddisfano i requisiti possono essere usati soltanto per attività non deliberative o per votazioni prive di rilevanza giuridica.
C’è poi il punto 9, che sposta il lavoro sulla scuola. È l’istituzione scolastica a dover verificare preventivamente la conformità, acquisendo la documentazione tecnica del sistema e una dichiarazione di conformità del fornitore. Chi conduce le sedute con strumenti generici quei due documenti non li ha, e se una delibera viene contestata risponde la scuola.
Scrutinio segreto, il vero spartiacque
L’allegato tecnico chiede che la separazione tra identità e preferenza sia strutturale, così il sistema sa che quella persona ha votato, ai fini del quorum, ma non cosa ha votato. E precisa che non bastano le soluzioni che dichiarano l’anonimato senza garantirlo tecnicamente. Nemmeno gli amministratori di sistema o il fornitore devono poter risalire al voto, e i metadati non devono consentire la re-identificazione neanche in via indiretta.
Come Camelot risponde a ciascun requisito
Camelot gestisce l’intero processo deliberativo degli organi collegiali, in presenza, online o in modalità mista. Requisito per requisito.
- Identificazione e ruoli. L’elenco degli aventi diritto si carica da Excel o CSV e ogni persona riceve un link personale univoco via email o SMS. Presidente, segretario e componenti hanno poteri distinti in seduta e ogni operazione resta registrata con data, ora e autore. Con l’autenticazione forte si accede con OTP via SMS oppure con SPID e CIE.
- Validità della seduta. Presenze, quorum costitutivo e quorum deliberativo sono calcolati in tempo reale, quindi il presidente sa in ogni momento se la seduta è valida e se la delibera è passata. Scheda bianca, voto nullo, astensione e deleghe, se previste, sono gestiti come in un seggio reale.
- Integrità e sicurezza. Certificazioni EN ISO/IEC 27001, 27017 e 27018 e ISO 9001, qualificazione ACN al livello QC1, dati trattati su data center in Unione Europea.
- Trasparenza e verificabilità. Il conteggio è automatico e non richiede spoglio, quindi alla chiusura i risultati sono già disponibili. Il verbale è finalizzato in forma immodificabile, con impronta digitale che ne attesta l’integrità, esportabile in PDF ed Excel per gli atti.
- Segretezza del voto. La preferenza è cifrata sul dispositivo del votante e separata in modo strutturale e irreversibile dall’identità. Il risultato complessivo resta verificabile, il voto del singolo no, per nessuno.
- Adempimenti della scuola. Sul sito sono disponibili la documentazione tecnica e la dichiarazione di conformità, cioè i due documenti che il punto 9 chiede al dirigente, più un modello di regolamento da adattare al proprio istituto.
Tre soluzioni, a seconda di come la scuola lavora
Voto elettronico Camelot, solo la parte di voto, per chi conduce la seduta come preferisce. Voto Camelot con assemblea su Google Meet, per gli istituti che già lavorano con Meet e vogliono aggiungere un sistema di voto conforme. Assemblea completa online Camelot, con conduzione, gestione degli interventi, appello, quorum e votazioni nello stesso ambiente.
Tutte e tre a canone annuale, con sedute e votazioni comprese e due ore di formazione iniziale. Acquisto su MePA, bando Beni, categoria Licenze software, con ordine diretto a catalogo, e attivazione in pochi giorni. Camelot Voto e Camelot Assemblee sono conformi ai requisiti dell’allegato tecnico della nota MIM 3803 del 30 giugno 2026.
Per approfondire
Sulla pagina dedicata alle scuole si trovano la documentazione tecnica, la dichiarazione di conformità e il modello di regolamento per le sedute telematiche. Dalla stessa pagina si può richiedere un video di presentazione o una chiamata con il team, oppure iscriversi ai webinar dedicati alla nota MIM.
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