cosa si può fare dopo la sentenza del Consiglio di Stato

Il self check-in è stato per anni la soluzione preferita di chi affitta casa ai turisti: l’ospite arriva quando vuole, ritira le chiavi da una cassetta o apre con un codice, e nessuno deve aspettarlo sotto casa a mezzanotte. Poi, tra il 2024 e il 2025, una circolare del Ministero dell’Interno, una sentenza del TAR e una del Consiglio di Stato hanno cambiato le carte in tavola. Oggi la domanda che ci fanno più spesso i proprietari è semplice: posso ancora usare il self check-in o rischio di essere fuori legge? La risposta breve è che il self check-in “puro” non basta più, ma l’accoglienza a distanza resta possibile se fatta nel modo giusto. Vediamo come.

Cos’è il self check-in e perché è finito al centro del dibattito

Con self check-in si intende qualsiasi modalità di arrivo in cui l’ospite entra nell’alloggio senza incontrare fisicamente il proprietario o un suo incaricato. Le soluzioni più diffuse sono tre: la keybox, cioè la cassetta con combinazione fissata vicino all’ingresso; la serratura smart che si apre con un codice o con lo smartphone; e la consegna delle chiavi tramite un esercizio convenzionato. Fino a poco tempo fa, il flusso tipico era questo: l’ospite inviava in anticipo la foto del documento via chat o tramite un modulo online, l’host lo trasmetteva alla Questura e il giorno dell’arrivo comunicava il codice di accesso.

Il problema, dal punto di vista della pubblica sicurezza, è evidente. Chi garantisce che la persona entrata in casa sia la stessa del documento inviato giorni prima? È proprio su questo punto che si è giocata tutta la partita, perché l’obbligo di comunicare alla Questura le generalità degli ospiti, che abbiamo descritto nella guida alla schedina alloggiati, presuppone che quelle generalità siano state verificate su una persona reale.

Le tappe: dalla circolare del Viminale alla sentenza del Consiglio di Stato

Per capire cosa è consentito oggi conviene ripercorrere i passaggi, perché molte informazioni che circolano online si sono fermate a una tappa intermedia.

Novembre 2024, la circolare. Il 18 novembre 2024 il Ministero dell’Interno ha diffuso una circolare che ribadiva l’obbligo di identificare gli ospiti de visu, cioè guardandoli in faccia e confrontandoli con il documento, e che escludeva le forme di check-in a distanza o da remoto, keybox e codici automatizzati compresi. La stessa pagina di Sardegna Turismo dedicata a ROSS 1000 e alle comunicazioni alla Questura richiama questa circolare tra i riferimenti per gli operatori dell’isola.

Tra dicembre 2024 e marzo 2025, il confronto con le associazioni. Associazioni di proprietari e di gestori hanno chiesto al Ministero di riconoscere forme di identificazione da remoto con strumenti tecnologici sicuri. Ne sono seguiti incontri e aperture, ma nessuna nuova regola formale.

2025, il TAR Lazio. Con la sentenza n. 10210/2025 il TAR del Lazio ha parzialmente annullato la circolare, riaprendo di fatto la strada all’accesso automatizzato. Molti host hanno ripreso a usare le keybox convinti che la questione fosse chiusa.

Novembre 2025, il Consiglio di Stato. Il ricorso del Ministero è stato accolto. Con la sentenza della Sezione III n. 9101/2025, depositata il 21 novembre 2025, il Consiglio di Stato ha ribaltato la decisione del TAR. Come riporta l’analisi della sentenza pubblicata da Diritto.it, i giudici hanno chiarito che l’obbligo di verificare l’identità degli ospiti discende dall’articolo 109 del Testo unico delle leggi di pubblica sicurezza e che la corrispondenza tra documento e persona richiede necessariamente un controllo visivo. La circolare, secondo il Collegio, non ha introdotto obblighi nuovi: si è limitata a confermare quelli già previsti dalla legge.

Cosa è vietato e cosa resta consentito

Il punto più interessante della sentenza, e quello che molti titoli di giornale hanno trascurato, è che il Consiglio di Stato non ha imposto la presenza fisica dell’host. Ha imposto un controllo visivo reale, che può avvenire anche a distanza purché in tempo reale. È una differenza sostanziale.

Secondo la ricostruzione pubblicata da idealista sulle conseguenze della sentenza, non sono sufficienti:

• la keybox o la serratura smart che consente l’ingresso con un codice senza alcuna verifica contestuale dell’identità;
• l’invio anticipato di foto o scansioni dei documenti, via chat o via modulo, senza una validazione al momento dell’arrivo;
• la raccolta dei documenti tramite messaggistica istantanea come unico strumento di identificazione.

Restano invece ammessi, sempre secondo le ricostruzioni della sentenza, il riconoscimento di persona da parte del proprietario o di un incaricato, e il riconoscimento a distanza in tempo reale, per esempio tramite videochiamata, videocitofono o spioncino digitale, a condizione che l’ospite si mostri insieme al documento e che il confronto avvenga in modo sincrono. La delega a un collaboratore o a un’agenzia è possibile, purché tracciabile.

In altre parole, la keybox in sé non è vietata. È vietato usarla come unico filtro. Una cassetta delle chiavi che si sblocca solo dopo una videochiamata di riconoscimento è una cosa molto diversa da una combinazione inviata via messaggio tre giorni prima.

Come organizzare un check-in a distanza in regola

Detto questo, come si traduce tutto ciò nella pratica di chi gestisce una casa vacanza magari a centinaia di chilometri di distanza? Nella nostra esperienza quotidiana di gestione, il flusso che funziona meglio ha quattro passaggi.

Prima dell’arrivo si raccolgono i dati anagrafici e una copia dei documenti di tutti gli ospiti. Questo serve a preparare la comunicazione alla Questura e a velocizzare il momento dell’arrivo, ma da solo non vale come identificazione.

All’arrivo l’ospite viene identificato: di persona, da parte di un incaricato presente sul posto, oppure a distanza con una videochiamata in tempo reale in cui ciascun ospite mostra il volto e il documento originale. È buona prassi annotare data, ora e modalità del riconoscimento.

Solo dopo il riconoscimento si consegnano le chiavi o si attiva il codice di accesso. Se usi una serratura smart, generare un codice temporaneo al termine della videochiamata è il modo più pulito per legare l’apertura della porta all’avvenuta identificazione.

Entro le 24 ore dall’arrivo si trasmettono i dati sul portale Alloggiati Web, come per qualsiasi soggiorno. In Sardegna, a questa comunicazione si aggiunge quella statistica alla Regione.

Vale la pena ricordare un aspetto spesso sottovalutato: gli ospiti in arrivo a tarda notte o con voli in ritardo. Un sistema di riconoscimento a distanza ben organizzato è proprio ciò che permette di accoglierli senza costringere nessuno ad aspettare sotto casa. Il punto è garantire che ci sia sempre qualcuno raggiungibile nella finestra di arrivo.

Errori frequenti e situazioni a rischio

Gli errori che vediamo più spesso nascono quasi sempre da abitudini prese negli anni in cui il self check-in era la norma.

Considerare valida la foto del documento inviata in chat. È utile per preparare la schedina, ma non sostituisce il riconoscimento. La sentenza su questo è netta.

Identificare solo chi ha prenotato. L’obbligo riguarda tutti gli ospiti. In una videochiamata di riconoscimento devono presentarsi tutti i componenti del gruppo, ciascuno con il proprio documento.

Codici di accesso permanenti. Una combinazione che resta la stessa per mesi è un rischio di sicurezza prima ancora che normativo. Meglio codici temporanei, attivati dopo l’identificazione e disattivati al check-out.

Keybox in spazi comuni senza permesso. Al di là della questione dell’identificazione, alcune amministrazioni comunali e molti regolamenti condominiali disciplinano l’installazione di cassette per chiavi su facciate e parti comuni. Prima di installarne una, verifica le regole locali e quelle del condominio: ne parliamo anche nella guida al regolamento degli affitti brevi.

Affidarsi all’automatismo senza un responsabile. Le tecnologie aiutano, ma la responsabilità dell’identificazione resta in capo a chi ospita. Serve una persona che sappia di dover essere disponibile in quella fascia oraria.

Self check-in, recensioni ed esperienza dell’ospite

C’è un timore diffuso tra i proprietari: che l’obbligo di riconoscimento peggiori l’esperienza dell’ospite e quindi le recensioni. È interessante notare che, nella pratica, accade spesso il contrario. Una breve videochiamata o un incontro all’arrivo diventano l’occasione per spiegare il funzionamento della casa, dare due consigli sulla zona e prevenire i problemi che più spesso generano lamentele, dalla caldaia che non parte al parcheggio difficile da trovare.

Il segreto è non trasformare l’identificazione in un interrogatorio. Pochi minuti, un tono cordiale, istruzioni chiare inviate prima dell’arrivo su come si svolgerà il riconoscimento. Gli ospiti abituati a viaggiare in Italia conoscono ormai la regola e la accettano senza difficoltà, soprattutto se sanno in anticipo cosa aspettarsi. Una buona organizzazione dell’arrivo, del resto, va di pari passo con quella delle pulizie e del turnover tra un ospite e l’altro: sono i due momenti in cui si gioca gran parte della qualità percepita.

Gestire tutto da lontano o affidarsi a un property manager

Per chi vive lontano dall’immobile, il nuovo quadro rende più complicato il fai da te. Bisogna essere raggiungibili in videochiamata nelle fasce di arrivo, coordinare chiavi e codici, inviare le schedine e, in Sardegna, le comunicazioni statistiche. Non è impossibile, ma richiede metodo e disponibilità costante, soprattutto in alta stagione quando gli arrivi si concentrano negli stessi giorni.

L’alternativa è delegare. Un property manager presente sul territorio può occuparsi del riconoscimento di persona, della consegna delle chiavi e di tutti gli adempimenti collegati. Abbiamo confrontato vantaggi e limiti delle due strade nell’articolo sulla gestione degli affitti brevi da soli o con un property manager, e in quello su come gestire una casa vacanza in Sardegna da lontano.

Con il modello che proponiamo, il problema non si pone proprio: Be at Home prende in affitto l’immobile, accoglie gli ospiti, ne cura l’identificazione e gli adempimenti, e il proprietario riceve un’entrata mensile fissa senza dover gestire chiavi, codici e videochiamate.

Domande frequenti sul self check-in

Accogliere gli ospiti senza rinunciare alla flessibilità

Il self check-in come lo abbiamo conosciuto, con il codice inviato giorni prima e nessun contatto con l’ospite, non è più una strada percorribile. La flessibilità dell’accoglienza a distanza, però, resta possibile: basta inserire un riconoscimento reale prima della consegna delle chiavi e organizzare il flusso con metodo. Poiché il tema è stato oggetto di più interventi in pochi mesi, prima di ogni stagione conviene verificare se sono arrivate nuove indicazioni dal Ministero dell’Interno o dalla Questura competente.

Se preferisci non dover pensare a videochiamate, chiavi e schedine, valutiamo insieme la tua casa e ti spieghiamo come funziona il nostro modello di gestione.

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